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新オフィスの内覧会の開き方

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

日本マイクロソフトのオフィス
OFFICEMILLが取材した日本マイクロソフトのオフィス

新オフィスの内覧会の開き方のイラスト

この記事のまとめ

  • 入居して片づき、少し落ち着いた時期に開く
  • 招く相手ごとに、日にちや時間帯を分けると開きやすい
  • 受付・案内・片づけの担当を、事前に決めておく

この記事が扱う工程：内装・引越し

新オフィスの内覧会の開き方の立体図：受付・軽食・執務席・会議室

内覧会とは

新しいオフィスを、関係する人に見てもらう集まりです。 取引先へのお礼や、社員の家族への紹介にもなります。 移転のお知らせと合わせて案内すると、来てもらいやすくなります。

開くまでの流れ

  1. 日にちを決める（入居して片づいたあとが安心）
  2. 招く相手を決め、案内状やメールを送る
  3. 当日の案内ルートと、話す内容を決める
  4. 受付・案内・片づけの担当を決める
  5. 飲み物や記念品などを用意する
  6. 当日のあと、来てくれた人にお礼を送る

招く相手で分けると開きやすい

招く相手で分けると開きやすい：取引先・平日の日中・会議室・受付／社員の家族・週末や夕方・執務席・休憩の場所／採用候補者・説明会と合わせて・働く様子・カフェ

当日の準備

  • ビルの管理会社に、来客が多い日であることを伝えておく。
  • 入館の受付方法を確認し、案内状に書いておく。
  • 機密の書類や画面が見えないように片づける。
  • 写真を撮る場合は、社員に事前に伝えておく。

内覧会を開く良さ

  • 移転のお知らせを、直接伝える場になります。
  • デザインした会社や関わった人へのお礼にもなります。
  • 移転のお知らせの出し方は、別の記事で詳しくまとめています。
  • 来てくれた人の名前を記録しておくと、お礼の連絡がしやすくなります。
  • 当日の様子を写真に残しておくと、社内報や採用ページにも使えます。

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出典

  1. 三菱UFJ信託銀行「オフィスビル内覧参加のときに」
  2. いっぽオフィス「オフィス内見チェックリスト」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

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