移転を機にペーパーレス
この記事のまとめ
- 書類が減ると、収納と段ボールが減る
- 捨てる・電子にする・残すの3つに分ける
- 保存の期間が決まっている書類は担当者に確認
移転のときに進めやすい理由
引越しでは、すべての書類を一度動かします。そのときに見直すと、手間が一度で済みます。
- 段ボールの数が減り、引越しの費用を抑えやすい
- 棚が減り、新しいオフィスの席や会議室を広くとれる
- どこでも書類を見られるので、出社しない日も働きやすい
進める順番
- いまある書類の量を、棚の数で数える
- 書類を「捨てる」「電子にする」「紙で残す」に分ける
- 電子にする書類の置き場所（保存のしくみ）を決める
- 移転の前に、スキャンと処分を進める
- 新しいオフィスの収納を、残す量に合わせて決める
分け方の目安
税や会社のルールで保存の期間や方法が決まっている書類もあります。経理や総務の担当者、税理士に確認しながら進めると安心です。
処分のとき
社外に出せない書類は、溶かして処分するなど安全な方法を選びます。詳しくは「機密文書の処分」の記事で紹介しています。
移転のあとに続けるコツ
- 新しい紙の書類を増やさないルールを決める
- 共有の保存場所の名前のつけ方をそろえる
- 複合機のスキャンを使いやすい場所に置く
棚を減らした分の場所は、会議室や集中ブースに使えます。
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写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部