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会社の電話の転送

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

アカツキのオフィス
OFFICEMILLが取材したアカツキのオフィス

会社の電話の転送のイラスト

この記事のまとめ

  • 会社にかかった電話を、別の番号で受けられる
  • 移転の前後の「つなぎ」にも使える
  • 転送先と受ける順番を決めておく

この記事が扱う工程：回線

会社の電話の転送の立体図：会社の番号・移転中・転送先

電話の転送とは

会社の番号にかかってきた電話を、別の電話番号に回して受ける仕組みです。電話会社のサービスや、電話の機器の機能で設定します。

使う場面は次のとおりです。 - 移転の前後で、オフィスに人がいない期間 - 在宅勤務や外出が多い日 - 営業時間外の電話を、当番の人が受けるとき - 拠点を閉じたあと、別の拠点で受けるとき

よいところ

  • 電話を取りこぼしにくくなる
  • オフィスにいなくても、会社の番号で受けられる

気をつけるところ

  • 転送先までの通話料が、会社の負担になることがあります。
  • 転送先の電話には、誰からかかったかが分かりにくい場合があります。
  • 担当者が変わったら、転送先の変更が必要です。

設定の前に決めること

設定の前に決めること：転送先の番号（誰のスマートフォンか、どの拠点か）→転送する時間帯（全部か、時間外だけか）→受けられないときの対応（留守番電話・折り返し）→設定を変える担当者

移転のときの使い方

移転の当日は、電話の工事で使えない時間が出ることがあります。前もって転送を設定すると、取引先からの電話を受けやすくなります。電話の移し方は「オフィス移転で電話番号は変わる？」の記事で紹介しています。 転送の設定は、移転が終わったら元に戻すのを忘れないよう、担当者と日付を決めておくと安心です。 転送とあわせて、留守番電話の案内も移転の期間用に変えておくと、取引先に伝わりやすくなります。

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出典

  1. NTT東日本「会社の固定電話への外線着信を転送する方法」
  2. 内田洋行「オフィスの電話を円滑に移転させる手順」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

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