スムーズなオフィス移転へ！必見のポイントと段取り

オフィス移転は業者とのやり取りがカギ

オフィス移転は、企業成長の過程で避けられない大切なイベントですが、移転に伴う業務負担やスケジュール調整、業者とのやり取りが複雑になりがちです。

本記事では、オフィス移転に関して、押さえておきたいポイントや段取り、そして移転業者のサービス内容について解説しています。

効率的でスムーズなオフィス移転に向けて、ぜひ本記事をご参考にしてください。

オフィス移転の準備と計画

オフィス移転に際しては、予めどのような業務が発生するのか把握しておくことが重要です。

ここでは、移転にかかる業務負担を最小限に抑えるための準備や計画について解説します。

移転に関する業務の確認

オフィス移転には、現オフィスに関する業務として解約通知や原状回復工事があります。

また、新オフィスに関する業務として目標ゴール設定や現状調査、ビルの選定、オフィスのコンセプト検討、要件整理、ゾーニング・レイアウト・設備、IT計画、スケジュール検討、概算コスト算出、実施計画図面作成、施工管理、引越し準備、社員説明会、各種工事、届出・手続き、施主検査、オフィス移転当日の業務、アフターフォロー、竣工図準備などがあります。

これらの業務を効率的に進めるためには、チェックリストを作成し、一つひとつ確実に作業を進めることが大切です。

図面作成や施工管理については業者に依頼し、社内では引越し準備や社員説明会の運営、届出・手続きなどの業務を進めるようにしましょう。

移転の目的と効果の明確化

オフィス移転を考える際、その目的や移転後に期待する効果を明確にしておくことが重要です。

例えば、従業員の働きやすさを向上させたり、オフィスの空調機能などを改善するために移転を行うこともあれば、企業イメージを高めるためのオフィスデザインを追求するケースもあります。目的に応じて、移転先の物件探しや内装の検討、社内の連携を進めることが大切です。

また、移転の目的を社内で共有し、社員の意識を向上させることも重要です。移転による変化に恐怖を抱く社員もいるため、十分な説明やアフターケアを行うことが必要です。

オフィス移転業者のサービス

オフィス移転には、さまざまな業者とのやり取りが発生するため、総務部門がすべてを担うのは大変です。

ここでは、オフィス移転業者が提供するサービス内容や、どのように活用すべきかについて解説します。

オフィス家具の提案と設置

オフィス移転業者は、デザイン性や耐久性、使い心地にこだわったオフィス家具を低価格で提供しています。

移転を機に、古くなった家具を新しくし、オフィス環境を劇的に変えることが可能です。

また、職種や人数に合わせた最適な家具の配置を提案してくれるため、働きやすさも向上します。

また、3Dパースや平面図も無料で提供されることが多く、イメージしやすい状態でレイアウトの検討を行えます。

引越し業者と比較して、オフィス移転業者は充実のワンストップサービスで最速かつ最安のオフィス移転を実現しています。

内装工事や設備導入のサポート

オフィス移転業者は、内装工事や電気・照明工事も行っており、快適なオフィスづくりをサポートしています。

また、施工型パーテーションやローパーテーションを提供し、豊富なカラーや素材から自由に間仕切りができます。

これにより、オフィスのプライバシーを確保しつつ、開放感ある空間を作り出すことができます。

さらに、防犯セキュリティやビジネスフォン・回線工事、クラウドPBXの取り扱いもあります。

通話録音・迷惑電話防止システムや複合機・コピー機の提案も行っています。

OAフロア・床工事やタイルカーペットの紹介もあり、オフィスの環境整備もお任せください。

移転に伴う費用の把握

オフィス移転には多額の費用がかかりますが、事前に費用の種類や目安を把握しておくことが重要です。

ここでは、オフィス移転にかかる費用の分類と具体的な目安を解説します。

新オフィスの構築費用

新オフィスの構築には、賃貸借契約にかかる初期費用や内装工事・設備工事費用、什器等の購入費用、ネットワーク機器・電話機・複合機等の移設・設置費用などが必要です。

これらの費用は企業規模や地域、新オフィスの場所や広さによって変わるため、事前に見積もりを取ることが重要です。

また、オフィス家具の選定や発注も重要な作業です。新オフィスのレイアウトプランに合わせて家具の選定と見積り依頼を行い、見積りを確認してから家具を発注しましょう。

同時に、不要な家具や廃棄するものをリストアップし、業者に見積り依頼をします。

現オフィスの退去費用

現オフィスの賃料や原状回復費用、引越し費用についても把握しておくことが重要です。

これらの費用は、退去までの期間や現オフィスの面積や状態などによって変わります。事前に業者に相談し、見積もりを取得しましょう。

また、引越し業者の選定も重要です。複数の業者に見積り依頼を行い、作業内容や廃棄物の引き取りなどを確認しましょう。

最適な業者を選択することで、コスト削減や作業効率の向上が期待できます。

移転成功のための注意点とアフターケア

オフィス移転には、いくつかの注意点やアフターケアが必要です。

ここでは、移転成功のために留意したい要点や、移転後の運営に役立つアフターケアについて解説します。

社内用マニュアルの作成や各種届出

オフィス移転には、様々な手続きが必要ですが、 移転の1か月前には取引先への移転案内を発送し、封筒や名刺などの印刷物の発注も行います。

引っ越し準備では、荷物の梱包作業や当日の作業分担の確認も重要です。

そして、移転当日には旧オフィスと新オフィスの立会いを行い、トラブルがないか確認します。

最後に、法務局や税務局、都道府県税事務所などに必要な書類を提出し、各種届出も忘れずに行いましょう。

社内用マニュアルを作成し、手続きが完了したかどうかを確認することも大切です。

オフィス運営の効率化とコスト削減

移転後のオフィス運営にも、さまざまな費用がかかりますが、運営を効率化しコスト削減を図ることが重要です。

例えば、移転によってオフィス家具や設備が一新されることで、運営コストの削減効果が期待できます。

また、新しいオフィスでの運用方法を見直し、無駄やムダを徹底的に排除しましょう。

さらに、オフィスレイアウトの最適化や環境整備により、社員の働きやすさや業務効率を高めることも可能です。

これにより、人件費や業務コストの削減が期待できます。

オフィス運営の効率化とコスト削減は、企業成長のために重要な要素です。

オフィス移転はポイントを押さえて効率的に！

オフィス移転は、企業成長の証であり、様々なポイントを押さえて計画的に進めることが重要です。

本記事では、オフィス移転に関する準備や計画、移転業者のサービス、費用の把握、注意点やアフターケアについて説明しました。

これらのポイントを踏まえ、効率的でスムーズなオフィス移転を実現しましょう。

オフィス移転を成功させることで、企業の成長や変革を促し、新たなステージへのステップアップを目指しましょう。

よくある質問

Q1: オフィス移転の準備にはどのような業務が含まれますか？

• オフィス移転の準備には、解約通知や原状回復工事の手続き、目標設定や現状調査、ビルの選定など様々な業務が含まれます。

Q2: オフィス移転の目的と効果を明確にする必要性はありますか？

• オフィス移転の目的と効果を明確にすることは重要です。
• 明確な目的に応じて移転先の物件選定や内装検討、社内の連携を進めることができます。

Q3: オフィス移転業者はどのようなサービスを提供していますか？

• オフィス移転業者はオフィス家具の提案や設置、内装工事や設備導入、引越し業務など幅広いサービスを提供しています。

Q4: オフィス移転にはどのような費用がかかるのでしょうか？

• オフィス移転には、新オフィスの構築費用や現オフィスの退去費用、引越し費用など多額の費用がかかります。
• 事前に費用の種類と目安を把握することが重要です。