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はじめての移転レベル2・中級

移転直後の来客対応

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

日本マイクロソフトのオフィス
OFFICEMILLが取材した日本マイクロソフトのオフィス

移転直後の来客対応のイラスト

この記事のまとめ

  • 新しい住所と行き方を事前に伝える
  • ビルの入館方法を来客向けにまとめる
  • 受付と会議室を初日から使える状態に

この記事が扱う工程：引越し

移転直後の来客対応の立体図：受付・会議室・入口・段ボール

よく起きること

  • 来客が古い住所に行ってしまう
  • ビルの入口や入館の方法がわからず、迷ってしまう
  • 段ボールが残っていて、会議室が使えない

準備すること

  1. 移転の前に、新しい住所・地図・最寄り駅からの道順を送ります。
  2. ビルの入館方法（受付で名乗る、入館証が要るなど）を短くまとめます。
  3. 予定のある来客には、前日に案内を再送します。
  4. 古いオフィスの入口に、移転先の案内を貼っておくと親切です（ビルの許可が要ります）。

初日までに整えること

初日までに整えること：受付・呼び出し電話やタブレット、案内の表示／会議室・机・椅子・モニターが使える／通路・段ボールを置かない／給湯・来客用の飲み物を出せる

社内での分担

  • 来客の予定を一覧にし、誰が迎えるかを決めます。
  • 迷った来客からの電話を受ける担当を決めます。
  • 移転後の数日は、来客の少ない日程に調整するのも1つの方法です。

受付そのものの考え方は「オフィスの受付のつくり方」の記事で扱っています。

  • 移転後に来た来客の声を集めると、案内の改善に役立ちます。
  • 古い住所あての郵便は、郵便局の転送サービスで受け取れるよう手配しておきます。
  • 地図サービスや自社サイトの住所も、移転日に切り替えます。

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出典

  1. アイカサ「オフィス移転で見落とされがちなエントランス設計」
  2. コクヨマーケティング「オフィスエントランス・受付とデザイン」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

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