書類の整理と保存期間

保存期間の考え方

国税庁の案内では、法人の帳簿書類の保存期間は次のとおりです。

• 原則として7年間
• 欠損金（赤字）が出た事業年度は10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）
• 期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。

税金以外の法律で、別の保存期間が決まっている書類もあります。迷う書類は、税理士や社会保険労務士に確認すると安心です。

整理の手順

1. 書類の種類ごとに、保存期間を一覧にします。
2. 期間が過ぎた書類と、まだ残す書類に分けます。
3. 残す書類のうち、ふだん使わない物は倉庫やデータ化を検討します。
4. 捨てる書類は、機密文書として処分します。
5. 新しいオフィスでの置き場所と、棚の量を決めます。

分け方の例

移転で気をつけること

• 書類の量で、新しいオフィスの収納の量が決まります。
• 処分の方法は「機密文書の処分」の記事で詳しく扱っています。
• 整理の担当と締め切りを部署ごとに決めると、移転の直前に慌てずに済みます。
• 電子で受け取った請求書などは、紙とは別の保存のルールがあるため、税理士に確かめておきます。

この工程で相談する会社

• 引越し会社
• 司法書士・税理士