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移転日の営業・休業の伝え方

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

ソフトバンクのオフィス
OFFICEMILLが取材したソフトバンクのオフィス

移転日の営業・休業の伝え方のイラスト

この記事のまとめ

  • 休業するか、一部の業務を続けるかを決める
  • つながらない窓口と、代わりの連絡先を書く
  • 早めにお知らせし、直前にもう一度伝える

この記事が扱う工程：引越し・届け出

移転日の営業・休業の伝え方の立体図：休業の案内・再開の日・お知らせ

まず決めること

  • 休業する日と時間
  • 続ける業務（メール対応、出荷など）
  • 電話がつながらない時間
  • 代わりの連絡先（携帯電話、メール）

お知らせに書くこと

お知らせに書くこと：休業の日時・○月○日（○）終日／理由・事務所移転のため／つながらない窓口・代表電話、FAX／代わりの連絡先・担当者のメール／再開の日・新しいオフィスでの業務開始日

伝える手順

  1. 移転の挨拶状やお知らせに、休業の予定も書く
  2. ホームページにお知らせを載せる
  3. 1週間前ごろ、取引先にメールで知らせる
  4. メールの自動返信と、電話の案内を設定する
  5. 再開したら、ホームページのお知らせを更新する

気をつけること

  • 問い合わせの多い時期は、休業を避けると安心です
  • 郵便物・宅配便の届け先の切り替えを確認する
  • 社内の連絡網を、当日だけ別に決めておく

お知らせの文面は「移転のお知らせメールの文例」の記事で詳しく説明しています。

よくある質問

  • 休業せずに引越しできる？ 週末や夜に作業して、平日の業務を止めない会社も多くあります。費用が変わることがあるため、見積もりで確認します。
  • 電話の転送は使える？ 回線の会社のサービスで、つながらない時間に携帯へ転送する方法があります。

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出典

  1. Office Template「移転による臨時休業のご案内テンプレート」
  2. テンプレックス「移転のお知らせ例文」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

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