移転のお知らせはがきの書き方

はがきで送るよいところ

メールより手間はかかりますが、手元に残りやすいのが特長です。 新住所を住所録に書き写してもらいやすく、改まった印象も伝わります。

裏面の基本の構成

挨拶文の書き方は「移転の挨拶状の書き方」の記事で詳しく紹介しています。

書くときのコツ

• 新住所は、ビル名・階まで正しく書きます。
• 電話番号が変わる場合は、新しい番号を大きく書きます。
• 新しい番号を使い始める日も書いておくと、混乱が減ります。
• 地図は、目印になる建物と駅の出口を入れると親切です。

送るまでの流れ

1. 送る相手のリストをつくります。
2. 新住所・電話番号を確定させます。
3. 文面とデザインをつくり、校正します。
4. 印刷し、宛名を入れます。
5. 移転日に間に合うように投函します。

宛名リストのつくり方

• 取引先、お客さま、金融機関、士業の先生などを洗い出します。
• 営業担当ごとに名刺の情報を集めると、漏れが減ります。
• 住所が古いままの相手がいないか、確認しておくと安心です。
• 年賀状のリストがあれば、それを土台にすると早く作れます。
• 送り漏れに気づいたときは、メールで追ってお知らせすると丁寧です。

はがきとメールを両方使う会社もあります。 大切な取引先にははがき、そのほかはメール、と分けると手間とコストのバランスがとれます。