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はじめての移転レベル2・中級

移転プロジェクトの役割分担

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

ソフトバンクのオフィス
OFFICEMILLが取材したソフトバンクのオフィス

移転プロジェクトの役割分担のイラスト

この記事のまとめ

  • 責任者と、まとめ役の担当者を最初に決める
  • 物件・内装・IT・引越し・届け出で担当を分ける
  • 社外の会社ごとに、社内の窓口を1人にする

この記事が扱う工程：全部

移転プロジェクトの役割分担の立体図：定例・担当者・役割表

役割分担が必要な理由

オフィス移転は、物件・内装・IT・引越し・届け出と、やることが多岐にわたります。 担当がはっきりしないと、抜けや二重の手配が起こりやすくなります。 進め方の全体は「オフィス移転プロジェクトの進め方」の記事で詳しく紹介しています。

役割の分け方

役割の分け方：責任者・予算と大きな方針を決める・経営陣／まとめ役・全体の進み具合を管理する・社内の全担当／物件・契約・物件探し、契約、解約・仲介会社・大家さん／内装・家具・レイアウト、工事、家具・デザイン会社・家具メーカー／IT・回線・ネット、電話、パソコン・回線・IT会社／引越し・荷造りのルール、当日の段取り・引越し会社／届け出・お知らせ・役所の届け出、社外への案内・司法書士・税理士

体制のつくり方

  1. 責任者とまとめ役を決めます。
  2. 必要な役割を洗い出し、担当者を決めます。
  3. 社外の会社ごとに、社内の窓口を1人にします。
  4. 定例の打ち合わせの日を決めます。
  5. 決まったことを、1つの資料にまとめて共有します。

少人数の会社では

  • 1人が複数の役割を持つことになります。
  • 仲介会社やデザイン会社に、まとめて相談できる部分を任せると負担が減ります。
  • 各部署から1人ずつ「移転の係」を出してもらうと、社員の声が集まりやすくなります。
  • 責任者とまとめ役は、同じ人でもかまいません。決める範囲をはっきりさせておくことが大切です。
  • 担当の一覧は、スケジュール表と一緒に共有すると、誰に聞けばよいかがすぐわかります。

この工程で相談する会社

  • 仲介会社
  • オフィスデザイン会社
  • 回線・IT会社
  • 引越し会社
  • 司法書士・税理士
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同じ規模の会社のオフィスは、OFFICEMILLの取材記事で見られます。OFFICEMILLで見る ›

出典

  1. コクヨマーケティング「オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは？」
  2. オカムラ「オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは？」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

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