診断（準備中）
はじめての移転レベル2・中級

新オフィスのセキュリティルール

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

LINEヤフー（紀尾井町）のオフィス
OFFICEMILLが取材したLINEヤフー（紀尾井町）のオフィス

新オフィスのセキュリティルールのイラスト

この記事のまとめ

  • ルールは「入退室・来客・書類・パソコン」で考える
  • 新オフィスの設備に合わせてルールをつくる
  • 入居初日に社員に伝えると定着しやすい

この記事が扱う工程：内装・回線

新オフィスのセキュリティルールの立体図：受付・境目・鍵つき棚・Wi-Fi

移転のタイミングで見直す理由

新しいオフィスでは、入口の場所や鍵の仕組みが変わります。 設備に合わせてルールをつくり直すと、社員にも伝わりやすくなります。

決めておきたいルール

決めておきたいルール：入退室・カードキーの貸し借りをしない、最後の人が施錠する／来客・受付で記帳し、執務スペースには案内者と一緒に入る／書類・机の上に書類を置いて帰らない、鍵つきの棚にしまう／パソコン・離席時は画面をロックする、持ち出しのルールを守る／Wi-Fi・社員用と来客用を分ける

つくる手順

  1. 新オフィスの入口・鍵・カードキーの仕組みを確認します。
  2. 来客が通る場所と、社員だけが入る場所を分けます。
  3. 分野ごとにルールを決め、1枚の資料にまとめます。
  4. 入居初日の説明で、社員に伝えます。
  5. しばらくしてから、守りにくいルールがないかを見直します。

内装の段階で決めておくこと

  • 受付と執務スペースの境目に、扉やついたてを置くか
  • 会議室を、来客が執務スペースを通らずに使える位置にするか
  • 鍵つきの収納をどれくらい用意するか

回線の段階で決めておくこと

  • 来客用Wi-Fiを用意するか
  • 複合機のプリントを、本人が操作してから出す設定にするか

受付のつくり方は「オフィスの受付のつくり方」の記事で詳しく紹介しています。

ルールは、守りやすいことがいちばん大切です。 細かく決めすぎず、まずは大事な項目にしぼり、使いながら足していくと定着しやすくなります。 来客や配送の方に向けた案内（受付の呼び出し方法、荷物の置き場所）も、あわせて掲示しておくとスムーズです。

この工程で相談する会社

  • オフィスデザイン会社
  • 回線・IT会社
自社に合う相談先が、10問でわかります。無料・会員登録なし・約1分半
無料で相談先を診断 （準備中）
同じ規模の会社のオフィスは、OFFICEMILLの取材記事で見られます。OFFICEMILLで見る ›

出典

  1. オカムラ「オフィスのセキュリティを高める重要性とは？」
  2. イトーキ「オフィスセキュリティの基本」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

はじめての移転の記事

はじめての移転プロパティマネジメント会社とはオフィスビルに入ると関わることになるプロパティマネジメント（PM）会社。大家さん・管理会社・仲介会社との違いと、入居者との関わり方をまとめました。はじめての移転坪と平方メートルの換算オフィスの広さは「坪」で書かれることが多く、図面は「平方メートル」です。換算のしかたと、賃料や広さを比べるときの読み方を、はじめての担当者向けにまとめました。はじめての移転事務所衛生基準規則とオフィス新しいオフィスをつくるときに知っておきたい法律の基準。広さ・明るさ・休憩室・トイレ。はじめての移転オフィスの清掃の頼み方新しいオフィスの清掃は、ビルの共用部と自社の専有部で担当が分かれます。範囲の分け方と、清掃会社に頼むときに決めること、移転の前後に頼む清掃について整理します。