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来客の受け入れルール

更新日 ／ 編集 OFFICEMILL編集部

ソフトバンクのオフィス
OFFICEMILLが取材したソフトバンクのオフィス

来客の受け入れルールのイラスト

この記事のまとめ

  • 来客の流れを、受付から見送りまで決めておく
  • 執務スペースに入れる範囲を決める
  • 移転のときに、ルールを社内に共有する

この記事が扱う工程：内装

来客の受け入れルールの立体図：受付・会議室・ここから社内

来客の受け入れルールとは

取引先や面接の方を、どう迎えて、どこへ通すかの決まりです。 新しいオフィスでは、動線が変わるため、あらためて決めておきます。

来客の流れ

  1. 来客の予定を、担当者が事前に登録します。
  2. 受付で、名前と訪問先を確認します。
  3. 担当者に連絡し、迎えに行きます。
  4. 会議室や打ち合わせの席へ案内します。
  5. 帰るときは、出口まで見送ります。

決めておきたいルール

決めておきたいルール：受付の方法・内線、タブレット、受付担当のどれで受けるか／入れる範囲・会議室までか、執務スペースまでか／入館証・渡すか、どこで返してもらうか／会議室・予約のしかたと、使う時間／飲み物・出すかどうか、誰が用意するか／撮影・社内での写真撮影の扱い

移転のときに考えること

  • 受付から会議室まで、執務スペースを通らない動線にすると安心です。
  • 来客の多い会議室は、入口の近くに置きます。
  • ビルの入館のルールも確認し、来客に伝えます。
  • 新しいルールは、移転前に社内へ共有します。

受付のつくりは「オフィスの受付のつくり方」の記事で扱っています。 来客が迷わないよう、ビルの入口から受付までの案内も用意しておきます。 面接の方と取引先で、待つ場所を分けるのもひとつの方法です。

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出典

  1. オフィサイト「オフィス入居後の運用ルール作り」
  2. 会社規程の書き方「来客受付規程」

写真：OFFICEMILL取材／イラスト：unDraw（MIT License）／図：iten.com編集部

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