プライバシーマークと本社移転

プライバシーマーク（Pマーク）は、個人情報をきちんと扱っている会社に与えられるマークです。制度を運営しているのは一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）で、マークを使う会社とは「付与契約」を結んでいます。

本社を移すと、この契約に書かれている情報が変わります。たとえるなら、学校の名簿に登録している住所が変わったら、先生に届け出るのと同じです。黙っていると、名簿の情報が古いままになってしまいます。

報告が必要になるもの

JIPDECの「プライバシーマーク付与に関する規約」（JIP-PMK500）の第8条では、次の事項が変わったとき、速やかに付与機関（JIPDEC）へ報告することになっています。

変わったこと	すること
本店の所在地（本社の移転）	速やかに報告する
会社の名前	速やかに報告する
代表者	速やかに報告する
合併・会社分割などの組織再編、事業の内容が大きく変わる	前もって審査機関へ報告し、審査を受ける（第9条）

報告は、審査機関を通じて行います。審査機関は、Pマークを取ったときに審査を受けた団体です。どの書類を使うかは審査機関によって案内が異なるので、自社の審査機関のホームページや担当窓口で確かめます。

「あとで報告」と「前もって報告」の違い

本社の移転や名前の変更は、変わったあとに速やかに報告します。いっぽう、合併や会社分割、事業の内容が大きく変わる場合は、第9条で「あらかじめ」審査機関へ報告することになっていて、マークを使い続けられるかどうかの審査があります。移転と同時に組織を変える場合は、こちらにあたらないかを先に確かめます。

移転のときの手順

1. 本店移転の登記をする
2. 自社の審査機関に、変更報告のやり方と書類を確かめる
3. 移転のあと、速やかに変更報告を出す
4. 個人情報保護の社内の文書（台帳・規程・入退室のルールなど）の住所や場所を直す
5. ホームページやパンフレットに載せているPマークの表示と、会社の住所を見直す

気をつけること

• 新しいオフィスでも、書類の保管場所や入退室の管理など、個人情報を守るしくみを整えておく
• 次の更新の審査では、新しいオフィスでの運用も見られる
• 本社だけでなく支店や営業所を移すときも、社内の文書の場所を直す

オフィスの入退室の管理は「入退室管理システム」、書類の扱いは「機密文書の処分」の記事でも紹介しています。登記などほかの届け出は「オフィス移転の手続き（役所・届け出）」の記事で詳しく説明しています。

よくある質問

• 報告の期限は何日以内？ 規約には「速やかに」とあり、日数は書かれていません。移転したら早めに出します。
• 報告に手数料はかかる？ 規約には変更報告の手数料の定めはありません。審査機関の案内もあわせて確かめてください。
• ISMS（ISO/IEC 27001）を持っている場合は？ ISMSは別の制度です。認証を出している機関の案内にしたがって、住所の変更を届け出ます。